Iron Mountain vient d’ouvrir l’un des plus grands centres de numérisation et d’indexation de documents en Europe. Le leader des services de gestion des documents et de l’information continue à développer ses infrastructures pour aider les entreprises à protéger, traiter et valoriser leurs documents, dans un contexte où les réglementations nationales et européennes sont de plus en plus contraignantes. Le centre de Stafford en Grande-Bretagne porte ainsi le nombre de sites d’imagerie d’Iron Mountain à 56 dans 19 pays d’Europe.

Ce centre fait appel aux technologies les plus récentes et propose une palette de services de gestion documentaire aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à travers l’Europe. Avec un environnement de production s’étendant sur environ 2300 m2, il peut traiter jusqu’à 250 millions de documents par an à pleine capacité. Les documents des clients (factures, formulaires, dossiers RH…) sont livrés directement sur le site, où ils sont triés, préparés et numérisés, les données utiles étant ainsi extraites et restituées dans un format exploitable par les systèmes d’information des entreprises. Le site est hautement sécurisé, ce qui permet à Iron Mountain de prendre en charge les documents les plus sensibles et confidentiels. Tous les services sont assurés en parfaite conformité avec les législations internationales ou émanant des pays européens.

« Selon IDC, les entreprises dépensent entre 5 et 10% de leur chiffre d’affaires annuel pour la création, la communication, la recherche et la protection de leurs documents papier », souligne Mark Duale, Président International d’Iron Mountain. « En effet, le suivi de l’utilisation et de la diffusion des documents papier est quasi impossible. Leur classement sur le lieu de travail demande énormément d’espace et de ressources. Les documents peuvent par ailleurs être facilement égarés ou endommagés. La numérisation se justifie donc amplement et de nombreuses entreprises se sont lancées dans ce processus. »

Nombre d’entreprises reculent cependant devant l’ampleur de la tâche. Elles nourrissent des craintes sur la sécurité, l’accessibilité à leurs informations, l’impact sur les processus métier reposant sur le papier et la compatibilité avec les archives papier et électroniques. Le terrain miné que constituent des réglementations nationales et européennes en constante évolution fait également partie de leurs préoccupations.

Conseil en matière de conformité réglementaire, Iron Mountain fonde sa démarche sur 60 ans d’expérience de la gestion opérationnelle de l’archivage. Son nouveau centre offre à ses clients plus qu’une simple plate-forme de numérisation de documents. Il leur permet également la récupération de données ayant le plus de valeur, qu’il s’agisse de données clients utilisées dans des processus financiers ou de celles touchant à la propriété intellectuelle. La gestion de l’information devient ainsi elle-même un processus vital.

Les services proposés par le nouveau centre comprennent la logistique (collecte et livraison sécurisées des documents), la numérisation intelligente, l’extraction, l’indexation et la validation des informations, leur stockage sécurisé, la recherche rapide de données (par exemple en réponse à des injonctions légales ou aux fins d’audit) et, en fin de vie, leur destruction conforme.

A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) fournit des services de gestion de l'information aidant les entreprises à réduire les coûts, les risques et les défauts d'efficacité liés à la gestion de leurs documents physiques et numériques. Les solutions d'Iron Mountain permettent à ses clients de protéger et de mieux exploiter leurs informations, indépendamment de leur format, de leur emplacement et de leur cycle de vie. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leur activité tout en répondant aux impératifs de restauration, de conformité et de recherche. Fondée en 1951, Iron Mountain gère des milliards d'archives.

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